Die Mappe des Grauens

Herr Single-Pee war Leiter einer kleinen Abteilung in einer großen Firma, die zwar global agierte, aber ihre schwäbischen Wurzeln nie ganz ablegen konnte. Als er zur Führungskraft ernannt wurde, betonte sein Vorgesetzter die Vorzüge des deutlich größeren Gestaltungsspielraums einer Leitungsfunktion. Konkreter wurde er nicht, aber Single-Pee freute sich über seinen neu gewonnenen Spielraum.

Der Vorgesetzte von Single-Pee wurde Double-C genannt, das war die Kurzform von Cyborg-Claus. Er zeigte niemals auch nur den Hauch einer menschlichen Regung. Empathie war für ihn ein Fremdwort aus der Esoterikszene und menschliche Bedürfnisse schien er nicht zu haben. Einmal fragte Double-C eine Assistentin, die aus dem Mutterschutz zurück kam und ihren Kolleginnen stolz die Fotos ihres Babys zeigte, ob sie in Urlaub gewesen sei. Er hatte ihre Schwangerschaft nicht bemerkt, obwohl er neun Monate lang jeden Tag mehrmals an ihr vorbei gelaufen war. Irgendwann entstand das Gerücht, dass in der menschlichen Hülle wahrscheinlich ein Roboter oder zumindest ein Cyborg stecken müsse.

Double-C regierte sein Leitungsteam mit einer legendären, von allen Mitarbeitern gefürchteten Wiedervorlagemappe. Dieses gefräßige Monster war im Lauf der Jahre auf eine Dicke von über zwanzig Zentimetern angeschwollen und enthielt alle Protokolle, ausgedruckten E-Mails und Notizen, die jemals über Double-C’s Schreibtisch gewandert waren. Was einmal in dieser Todesmappe gelandet war, wurde gnadenlos in jedem Meeting wiedergekäut. Erst wenn alle Maßnahmen abgearbeitet waren, schrieb Double-C ein dickes „ERLEDIGT“ mit aktuellem Datum und seinem Namenskürzel quer über das Papier, strich das Protokoll diagonal durch und zerriss dann das Blatt in acht Stücke. Dann legte er die Papierfetzen in die Mappe des Grauens zurück, damit seine Assistentin sie in den feuersicheren Papiermülleimer entsorgen konnte. Arbeitsteilung für Fortgeschrittene.

Die Themen für Double-C’s Todesmappe kamen überwiegend von dessen Chef, Triple-Ju. Er unterschrieb immer mit seinen Initialen U.W., die auf Englisch wie „Ju – Double-Ju“ klangen. Findige Mitarbeiter zählten ein Ju und ein doppeltes Ju zusammen und schon war der Spitzname geboren. Triple-Ju verdankte seine Karriere einem ausgeprägten Sinn für das Betriebswirtschaftliche. Seinen Durchbruch erzielte er mit der Halbierung der Kosten für Druckerpapier durch die Nutzung der Rückseite von alten Ausdrucken. Als Mitarbeiter auf der Rückseite ihres Drucks vertrauliche Protokolle entdeckten, die eigentlich niemals für ihre Augen gedacht waren, entstand zwar beträchtlicher Aufruhr, aber die Einsparungen waren unbestreitbar.

Eines Tages zog die Abteilung von Single-Pee in ein neu erbautes Bürogebäude um. Kurz darauf klagten einige Mitarbeiter über Kopfschmerzen und verdächtigten die neue Einrichtung im Großraumbüro, die einen eigenartigen Geruch verströmte. In einer großen Firma gilt zwar der Leitspruch „Dafür bin ich nicht zuständig“, aber dennoch gibt es für jedes Problem einen Zuständigen. Er versteckt sich nur manchmal im undurchdringlichen Unterholz der verschachtelten Organigramme, die mit blumigen Bezeichnungen ihre wahre Aufgabe verschleiern. Single-Pee schaltete den Hausmeister ein (pardon, den Facility Manager), der genau so wenig zuständig war, wie die Büroplanungsabteilung, die sich hinter der schönen Bezeichnung „Planning Plant/Constr.Engineer. & Offices“ verbarg. Der werksärztliche Dienst bot Kopfschmerztabletten an, war aber ansonsten ebenfalls nicht zuständig; immerhin beauftragte er die Arbeitssicherheit. Der zuständige Experte verwies wort- und gestenreich darauf, dass alle Möbel und Materialien im Büro selbstverständlich absolut schadstofffrei wären (100% garantiert, mit Zertifikat) und organisierte eine Messung, um alle eventuellen Zweifel zu beseitigen. Die Messung ergab, dass die absolut schadstofffreie Inneneinrichtung Formaldehyd ausdünstete.

Der Experte konsultierte daraufhin sein Handbuch und empfahl regelmäßiges Stoßlüften und die Anschaffung von schadstoffabbauenden Zimmerpflanzen. Single-Pee erinnerte sich an seinen Gestaltungsspielraum, wählte sechs Pflanzen in Hydrokultur aus einem Katalog des Vertragsgärtners aus und bat die Assistentin um Bestellung. Problem gelöst. Dachte er.

Schlichte Gemüter könnten nun meinen, dass ein paar Zimmerpflanzen in einer Firma mit vielen Milliarden Euro Umsatz nicht so sehr ins Gewicht fallen. Aber in großen Firmen erfolgt eine Bestellung durch den zuständigen Einkauf immer erst dann, wenn das zuständige Controlling eine Freigabe erteilt hat. Controller sind von Natur aus eher gründlich veranlagt, aber schwäbische Controller können bis zur Humorlosigkeit gewissenhaft sein. Und so überrascht es eigentlich nicht, dass der prüfende Sachbearbeiter sich bei seinem Teamleiter absicherte, der wiederum diese Investition betriebswirtschaftlich nicht recht einordnen konnte und daher den Chef-Controller um Entscheidung bat. Und da in der damaligen Zeit Kommunikation niemals direkt, sondern immer nur auf gleicher Hierarchieebene oder über maximal eine Stufe gehen durfte, fräste sich bald eine Kommunikationskaskade durch das firmeneigene E-Mailsystem:

Chef-Controller an The Head, den Leiter der Unit: „Wollen wir wirklich sechs Zimmerpflanzen bestellen? Return of Invest ist unklar!“

The Head an Triple-Ju, den Leiter des Bereichs: „Bitte begründen! Wozu brauchen Sie so viele Blumen?“

Triple-Ju an Double-C, den Leiter des Fachbereichs: „Bitte ausführlich begründen, Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellen und Alternativen aufzeigen! Bitte prüfen, ob eine Fototapete mit Waldmotiv den gleichen Effekt bei kleineren Kosten bringt!“

Double-C an Single-Pee: „Bitte zeitnah erledigen!“

Single-Pee an Double-C: „Die Pflanzen wurden von der Arbeitssicherheit empfohlen, weil Mitarbeiter wegen Formaldehyd gesundheitliche Probleme haben. Wir verdienen mit den Pflanzen nicht wirklich Geld, aber ein einziger Krankheitstag kostet die Firma dreimal so viel wie alle Pflanzen zusammen. Alternativ könnten wir das neue Gebäude kernsanieren.“

Double-C an Triple-Ju: „Die Argumente von Single-Pee sind schlüssig. Ich befürworte die Freigabe.“

Triple-Ju an Double-C: „Einverstanden. Vorher bitte prüfen, ob es günstigere Pflanzen gibt und alternative Lieferanten anfragen!“

Double-C an Single-Pee: „Bitte mindestens drei Angebote über den Einkauf einholen und die preiswerteste Sorte wählen!“

Single-Pee an Double-C: „Laut Einkauf verbietet der Exklusivvertrag mit der Gärtnerei alternative Lieferanten. Es gibt günstigere Pflanzen, aber die helfen nicht gegen Schadstoffe. Ich möchte daran erinnern, dass es um die Gesundheit der Mitarbeiter geht, nicht um Schöner Wohnen.“

Double-C an Triple-Ju: „Es führt wohl kein Weg an einer Beschaffung vorbei. Bitte um Freigabe.“

Triple-Ju an The Head: „Ich befürworte die Freigabe. Wirtschaftlichkeit der beantragten Lösung ist eindeutig besser als die alternative Kernsanierung des Gebäudes.“

The Head an Chef-Controller und an Triple-Ju: „Ich genehmige zunächst nur drei Zimmerpflanzen. Zum Ausgleich wird verstärkt gelüftet. Nach Umsetzung Ortstermin und Entscheidung über weiteres Vorgehen.“

Triple-Ju an Double-C: „Bitte Lüftungskonzept entwickeln und Ortstermin planen, wenn erster Meilenstein umgesetzt ist.“

Double-C legte eine Kopie des Vorgangs in seine Mappe und schrieb an Single-Pee: „Bitte umsetzen!“

Zwei Wochen später entdeckte Single-Pee eines Morgens drei Zimmerpflanzen im Großraumbüro, die sich mit Heißhunger über die Schadstoffe hermachten. Geht doch, dachte er sich und bat die Assistentin, den Ortstermin zu buchen.

Zur Besichtigung machte sich eine illustre Delegation auf den Weg: vorneweg gingen The Head und der Chef-Controller, dahinter tippelte Triple-Ju gefolgt von Double-C. Im Büro beugte sich die geballte Prominenz über einen Ficus benjamini, der vor Ehrfurcht zitternd seine Zweige enger an den Stamm legte.

„Aha, das ist also der Grund unseres Besuchs“, meinte The Head lapidar. „Das sieht ja nun wirklich nicht übertrieben aus.“ In der Tat wirkten die drei Pflänzchen im weitläufigen Großraumbüro etwas verloren.

Double-C schnüffelte und fragte: “Was riecht denn hier so streng?“

„Das ist das Formaldehyd, wegen dem wir die Pflanzen beschafft haben“, entgegnete Single-Pee.

„Richtig“, kommentierte The Head. Dann fiel sein Blick auf das riesige Plakat aus der letzten Kampagne zur Firmenkultur. „Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital“ stand da in fetter Schrift.

„Und wie wirkt die Maßnahme? Hat unser wertvollstes Kapital noch Beschwerden?“, erkundigte er sich.

Das wertvollste Kapital beobachtete die Szene von seinen Arbeitsplätzen aus. Manche Mitarbeiter beneideten den Ficus benjamini, weil er die ungeteilte Aufmerksamkeit dieser hochrangigen Manager bekommen hatte, während sie selbst seit Monaten auf einen Termin zur Projektfreigabe warteten.

„Es ist etwas besser geworden, aber noch nicht gut“, informierte Single-Pee über den Status.

„Gut so, wir sind auf dem richtigen Weg“, bemerkte The Head. „Lassen Sie eine Kontrollmessung durchführen und wenn die noch was anzeigt, dann gebe ich die restlichen drei Pflanzen frei. Gut, dass Sie ihren Gestaltungsspielraum genutzt haben“. Mit diesen Worten dampfte die Delegation aus dem Büro.

Weitere drei Wochen später – inzwischen wedelten sechs Pflanzen genüsslich ihre Blätter durch die schadstoffhaltige Luft – erhielt Single-Pee eine Mail:

Sehr geehrte(r) Herr(Frau) Single-Pee,

Sie haben den Workflow „Allgemeiner Workflow“ zur Bearbeitung im WebCycleWorkflow-Management erhalten. Dies ist eine vom System automatisch generierte Mail.

Single-Pee hatte schon von der sprachlichen Eleganz des neuen Systems ® gehört und drückte neugierig auf den Link. Eine Rechnung für die gelieferten Pflanzen erschien und er durfte aus drei Buttons wählen: „freigeben“, „ablehnen“ oder „nicht zuständig“. Single-Pee nutzte seinen Gestaltungsspielraum und klickte auf „freigeben“.

„Sie haben keine weiteren Aufgaben“, antwortete das System. Das war aber einfach, dachte sich Single-Pee.

Am nächsten Tag kam die gleiche Mail wieder. Vielleicht nicht richtig gespeichert, vermutete Single-Pee und drückte nochmal auf „freigeben“. Als die Nachricht zum dritten Mal aufpoppte, entdeckte er eine kleine Notiz im System, die ihn aufforderte, zunächst einen Wareneingang zu veranlassen und erst danach freizugeben. Single-Pee schrieb in das Notizfenster „Die Ware ist eingegangen“ und klickte wieder auf „freigeben“.

Als nichts passierte, drückte er auf den „Zurück“-Button, was dazu führte, dass das Programm abstürzte. In der Hilfefunktion fand Single-Pee die entscheidenden Hinweise: „Wenn Sie eine Notiz eingeben wollen, drücken Sie auf keinen Fall den Button „Notiz eingeben“, sondern betätigen Sie die rechte Maustaste, wählen Sie Einstellungen, besondere Einstellungen, aktivieren, Notizfunktion aktivieren, neue Notiz anlegen, speichern, betätigen Sie dreimal ok und geben Sie ihre Notiz in das Fenster ein. Wenn Sie den „Zurück“-Button des Browsers verwenden, wird ihr Account für 24 Stunden gesperrt; wenden Sie sich in diesem Fall an den zuständigen Systemadministrator.“ Echt super, so ein System®.

Als die Mail zum vierten Mal kam, beschloss Single-Pee, aus dieser Endlosschleife auszubrechen und drückte trotzig auf „nicht zuständig“. Am nächsten Tag erhielt er einen Anruf aus der zuständigen Buchhaltung, die in ein osteuropäisches Land outgesourct worden war. Nach anfänglichen sprachlichen Schwierigkeiten wurde klar, was das System verlangte: er solle den Lieferschein einscannen. Nur war bei den Pflanzen dummerweise kein Lieferschein dabei gewesen. Dann müsse er sich an die zuständige Wareneingangskontrolle vor Ort wenden, meinte die Buchhalterin. Wer das sei, wusste sie aus der Ferne auch nicht, aber jedenfalls könne sie die Rechnung nur einbuchen, wenn der Wareneingang korrekt erfasst wurde.

Es dauerte weitere acht Monate, bis das neue System zufrieden war und der Vorgang endlich aus der Mappe des Grauens entfernt wurde. Zwei Monate später wurde die nächste Reorganisation angekündigt und die Abteilung musste wieder umziehen. Single-Pee besann sich auf seinen Gestaltungsspielraum, prüfte den Inhalt seiner Geldbörse und machte sich in der Mittagspause auf den Weg ins örtliche Gartencenter. An der Mappe des Grauens und am System ® vorbei, unter Missachtung aller Zuständigkeiten.

Ich widme diesen Beitrag allen Mitarbeitern von großen Firmen mit dunkelblauem Logo. Und ich rufe euch zu: Verzweifelt nicht! Die beschriebenen Ereignisse in dieser Geschichte sind nicht mal zwanzig Jahre her. Die schwäbischen Controller widerstehen mit ihren Exceltabellen zwar tapfer den Versuchungen der neuen agilen Zeit aber sonst hat sich seitdem schon so viel zum Guten geändert. Es besteht Hoffnung!

® „Das System“ ist kein eingetragenes Warenzeichen der SAP SE, aber fast.